10 gode råd før
du skifter vagtplanløsning

Gør det nemmere at vælge rigtigt og undgå faldgruber

Læs mere om PDC Plan og tilhørende apps

10 råd til dig der skal skifte vagtplanløsning

Du kender udfordringen i vagtplanlægning: Du skal fordele det rette personale med de rette kvalifikationer til den rigtige opgave og på det rigtige tidspunkt.

Hertil kommer, at den ideelle plan skal holde sig inden for budget, dække personalebehovet, overholde overenskomster – og ikke mindst sikre glade medarbejdere.

Udfordringen er ikke kun at få vagtplanen til at gå op – for det lykkes som regel til sidst. Men vejen hen til den færdige plan kan ofte ønskes lidt lettere og kvaliteten af planen kunne måske være bedre.

God vagtplanlægning er en værdiskabende proces og derfor lyder rådene således:

Konkurrenceudsæt vagtplanlægning1 Konkurrenceudsæt vagtplanlægning

Vælg vagtplanløsning på et oplyst grundlag!
Stil store krav til vagtplanløsningen og lad ikke beslutningen styre af valget af andre IT-systemer.

Tænkt langsigtet når du vælger vagtplanløsning2 Tænk langsigtet

Hvor ofte vil du skifte vagtplanløsning? Du ønsker sikkert ikke skifte den ud, så længe den følger med tiden og skaber værdi. Vælg derfor en løsning, som er i løbende udvikling og som kan tilpasses jeres udvikling nu og i fremtiden.

Opsig din nuværende vagtplanløsning i god tid3 Opsigelse af nuværende løsning

Når du indser, at du er vokset ud af din nuværende vagtplanløsning, så vent ikke for længe med at opsige den. Det er dyrt at holde fast i et system, som ikke længere matcher dit behov.

Vær dog opmærksom på din nuværende vagtplanløsnings opsigelsesperiode. Der kan være flere måneders opsigelse.

Vær sikker på et godt udgangspunkt før valg af vagtplanløsning4 Udgangspunkt for vagtplaner

Helt overordnet bør du overveje hvilket udgangspunkt, du ønsker for vagtplanen. Skal planerne baseres på, at medarbejderne er ansat på vilkår om at levere til et bestemt antal timer om ugen? Så sker planlægningen typisk med rulle- eller grundplaner, der sikrer, at overenskomster udnyttes fuldt ud.

Alternativt kan du tage udgangspunkt i hvad, der skal ”produceres” og dermed tage stilling til hvor stort behov der er for personale, kvalifikationer og måske udstyr – ikke mindst hvis din verden kendetegnes ved omskiftelighed.

Graden af medarbejderinvolvering kan også komme i spil og derfor gør du sig selv en tjeneste ved at vælge en vagtplanløsning med flere planlægningsmetoder.

Forskellige typer af lønsystemer stiller krav til vagtplanløsningen5 Lønsystemets betydning for vagtplanlægning

Der er overordnet to typer af lønsystemer, som vagtplanløsningen skal integrere til:

  1. Komme-gå baserede lønsystemer: Her modtager lønsystemet dine tidsregistreringer og beregner din løn. Det avancerede lønsystem håndterer regler og fortolkninger af de gældende overenskomster og beregner den korrekte løn herudfra.
  2. Tæller-baserede lønsystemer: Her modtager lønsystemet beregnede værdier af vagter fra ekstern kilde. Der skal med andre ord ske en fortolkning og værdiansættelse af vagterne inden de kan overføres til lønsystemet. Denne fortolkning kan foregå manuelt eller med hjælp fra et vagtplansystem.

Hvis du vælger en vagtplanløsning, som kan håndtere begge typer lønsystem, så står du frit for at skifte lønleverandør i fremtiden.

Skift af vagtplanløsning kræver stor videnoverførsel6 Vær bevidst om skiftet

Der er en masse viden, som skal tilføres i dit nye system f.eks. nuværende vagtplaner, lønkoder, beregningsregler mm. Det er vigtigt, at du er forberedt på, at dette er et fælles eget ansvar sammen med din nye leverandør.

Overvej derfor f.eks. hvilke medarbejdergrupper du har – måske skal du have flere med i den nye vagtplanløsning? Få klarlagt hvad det er, du mangler hos nuværende leverandør, og hvad du skal have med fra det nuværende system.

Det er også dit ansvar at kontakte eventuelle tredjeparts-leverandører, så de bliver tilkoblet dit nye system. Jo bedre forarbejde du har gjort, jo lettere går hele integrationen.

Implementering af vagtplanløsning kan tage flere måneder7 Implementering kan tage flere måneder

Vær opmærksom på at implementeringen ikke er overstået, så snart vagtplansystemet er installeret. Implementering tager længere tid og kan normalt deles op i følgende faser:

  • Først skal systemet sættes op
  • Data samt viden skal overføres til jeres nye system
  • Herefter kommer en tilpasningsperiode,

Som virksomhed skal I lære systemet og dets nye processer at kende. Herefter sker løbende optimering af både processer i systemet og i organisationen.

Det er svært at sige præcist, hvor længe en implementering typisk tager, da det afhænger af flere faktorer, heriblandt organisations størrelse og kompleksiten i planlægningen osv.

Forbered hele organisationen ifm valg af ny vagtplanløsning8 Forbered hele organisationen

Udskiftning af en vagtplanløsning berører ikke kun vagtplanlæggere og lønkonsulenter.

Det at skifte system er en forandring for alle i organisationen, som skaber muligheder, men muligvis også frygt for det ukendte.

Forandringsledelse er en selvstændig opgave, og du kan med fordel forberede alle i virksomheden på, at de må forvente nye processer og arbejdsgange. Det kan være en god idé at aktivere “ambassadører” i forskellige dele af organisationen, der kan være med til at drive forandringen.

Plejer er død når det gælder din vagtplan9 Plejer er død

Husk på, at der er en grund til, at du ønsker at skifte vagtplanløsning. Det er som regel, fordi noget ikke længere fungerer optimalt i forhold til ændrede behov. Derfor er det vigtigt at være indstillet og forberedt på at ændre på nogle af de vaner, du plejer at have.

Genovervej dine nuværende arbejdsgange, og spørg dig selv, hvorfor gør jeg det sådan? Er det, fordi jeg er underlagt nogle regler, som stiller specifikke krav, eller gør jeg det bare, fordi dét har jeg altid gjort?

Med det nye system er Plejer død.

Priser er svære at sammenligne10 Priser er svære at sammenligne

Når det gælder om at finde den helt rigtige vagtplanløsning, er det ikke nok kun at kigge på prisen. Du må også se på graden af værdiskabelse i de alternative løsningsmuligheder.

Der er en stor fællesmængde af funktioner i de forskellige vagtplansystemer, men der også store forskelle, når man går i detaljen af funktionerne. Det kan derfor anbefales at konkurrenceudsætte vagtplansystemer inden man skifter for at være oplyste om alle de værdiskabende dele af vagtplanlægningen.

Carsten Christoffersen, Marketingchef, vagtplanlægning

Jeg er klar til at hjælpe

Kontakt mig gerne for en uforpligtende snak

Send mig gerne en e-mail