Det er ofte en kompliceret opgave at udføre planlægning af arbejdstid. Det er vanskeligt at overskue alle de muligheder, der er for at fordele medarbejdere på forskellige vagter, overholde regler, holde styr på timetal, afspadsering, ferie mm.
Først og fremmest skal interne og eksterne regler overholdes, der skal være korrekte bemandinger, ferieønsker skal i videst muligt omfang opfyldes, fordelingen af vagttyper skal være retfærdig osv. Endvidere er der en række økonomiske hensyn at tage, når der skal udarbejdes en arbejdsplan.
Der er dog hjælp at hente! Med VagtPlan er der mange penge og ressourcer at hente via effektiv planlægning af arbejdstid.
200.000 personers arbejdstids er planlagt med PDC’s VagtPlan
(klik her for at læse om planlægning af arbejdstid i forskellige brancher)
Hurtig arbejdstidsplanlægning
Med VagtPlan elimineres en stor del rutinearbejde, idet planer laves automatisk eller halv-automatisk. Planlæggeren kan bede systemet automatisk generere og optimere en plan baseret på bemandingskrav, tilgængelige medarbejdere, ferieplaner, vagtønsker osv.
Det går selvsagt hurtigt og samtidig foretages beregning af forbrug, timer, kroner, overarbejde, merarbejde osv. Alternativt kan man lave arbejdsplanen helt manuelt og benytte systemets “viden” til at tjekke for evt. regelbrud og bemandingsbehov. Selvsamme faciliteter bruger man i det daglige arbejde, hvor man foretager korrigeringer og ændringer og her nyder planlæggeren stor gavn af stærke klip-kopier-indsæt funktioner i VagtPlan.
Gode arbejdstidsplaner
VagtPlan sikrer, at alle overenskomster og andre regler overholdes – selv på tværs af landegrænser. Man er ligeledes sikker på korrekt betaling for udført arbejde.
Af personalemæssige grunde er dette naturligvis vigtigt men samtidig kan virksomheden spares for en række fagforeningssager.
Besparelser gennem behovsstyret planlægning af arbejdstid
VagtPlan giver besparelser på flere fronter. Det er først og fremmest vigtigt at bestemme det præcise personalebehov. Det er det for at undgå de klassiske tilfælde af overbemanding, hvor virksomheden påfører sig unødige lønomkostninger.
Modsat kan underbemanding “koste kunder”. Hvis kunderne ikke serviceres tilfredsstillende “flygter” de fra forretningen. VagtPlan kan bestemme personalebehovet ud fra forskellige faktorer fx. fluktuerende omsætning, aktiviteter o lign.
I hele puslespillet med at lave arbejdstidsplaner spiller det også en betydende rolle at have overblikket til at minimere evt. overtid, afspadsering, tillæg mm. Også her kan VagtPlan give væsentlige besparelser.
Medarbejderindflydelse på egen arbejdstid
Personalets medindflydelse på arbejdstidsplanlægnigen viser sig også at give besparelser bla. i form af reduceret sygefravær. Når ønsker om frihed og vagter imødekommes øges ansvarligheden over for planerne og dermed jobtilfredsheden. Hertil kommer langt færre ændringer af planen i det daglige.
Mindre administration
Med VagtPlan reduceres den administrative byrde, det er at udfærdige arbejdstidsplaner, fraværsstatistikker og beregning af løndata betragteligt. Fra arbejdsplanen kan udtrækkes et stort antal statistikker, det ellers tager lang tid at beregne. Desuden kan lønbærende data let fremskaffes og overføres til lønsystem.
Medarbejder app giver nem adgang til arbejdsplaner
Det er muligt for den enkelte ansatte at se sine arbejdstidsplaner via medarbejder appen MinPlan. Man kan se både de vagter, som er udført og overgået til lønberegning men også det planlagte og endnu ikke udførte arbejde. Endvidere kan den ansatte indtaste ønsker om vagter og fravær i VagtPlan.
Komplet overblik over omkostninger
VagtPlan giver den ledelsesinformation, der er nødvendig for at få et overblik over de totale omkostninger for en arbejdstidsplan, periode, person, vagt mm. Det er således muligt at drage økonomiske betragtninger ind i planlægningen – også før planerne er udført – og sikre at man holder budgetterne.
Effektiv kommunikation mellem planlægger og personale
Med Vagtplan kan man dele oplysninger ved at give medarbejdere adgang til arbejdstidsplanen både på nettet og på smartphones. Og med et enkelt klik, kan du sende opdaterede tidsplaner via e-mail, sms eller udgive dem til din hjemmeside.
Integration med andre systemer
VagtPlan er integreret med flere eksterne løn,- personale eller budgetsystemer, hvor informationer til og fra arbejdsplansystemet automatisk overføres.
Automatisk lønberegning
Når du opretter vagter, opsummerer VagtPlan automatisk medarbejdernes arbejdstid, beregner overarbejde, tillæg, afspadsering, etc. og indeholder detaljerede lønoplysninger og omkostningsrapporter, så du ved på forhånd, om du følger budgettet.