Blog artikel:
Vagtplanlægning = Excel ?

Artikel skrevet af Carsten Christoffersen,
Marketingchef i PDC.

Kontakt mig på tel 3636 0000 for en snak om muligheder. Alternativt skriv til pdc@pdc.com.
Marketingchef for vagtplanlægning i PDC

 

Udfordringen i vagtplanlægning er ikke kun at få planen til at gå op – for det lykkedes som regel til sidst. Men vejen hen til den færdige vagtplan kunne ønskes at gå lidt lettere – og kvaliteten af planen kunne måske være bedre.

Vagtplanlægning = Excel ?

Denne enkle ligning var sand i lang tid, da Excel forenklede planlægningsprocessen sammenlignet med manuel oprettelse og organisering. Mange steder bruges Excel stadig til vagtplanlægning. I denne artikel vil jeg vise dig fordelene ved at skifte din vagtplanlægning til onlineværktøjer såsom PDC Plan.

Der var tidspunkter, hvor der ikke var nogen vej uden om Excel-vagtplanlægning. Når alt kommer til alt, kræver det en betydelig indsats at oprette vagtplaner i hånden. Excel er alsidig i sine muligheder, men samtidig omfangsrig og svær at bruge. Det er nemt at miste overblikket i regnearkene, og rettelse af en fejl eller en skødesløs kommando kan ødelægge timers arbejde.

At beregne arbejdstiden ud fra de forskellige tabeller uden fejl er en kunstform i sig selv. Og den koncentration og opmærksomhed, det kræver, kan bestemt bruges mere rentabelt andre steder.

Optimer din vagtplanlægning

Med Excel skal planlæggeren have alle regler og standarder i hovedet. PDC Plan tilbyder en effektiv alt-i-én-løsning med indbyggede regler og standarder, som guider dig dem gennem planlægningsprocessen: fra personaleplanlægning til detaljeret registrering af fraværs- og arbejdstimer, ferieplanlægning mm.

Så mens du skal søge efter og sammenligne forskellige kolonner i Excel, præsenterer PDC Plan alt på en tydelig og klar måde.

Du kan oprette en ny vagtplan med blot et par klik. Det er slut med at lægge arbejdstider sammen, og et automatiseret system forenkler tilrettelæggelsen af vagter. Eventuelle planlægningsfejl afsløres også hurtigt, hvorimod de møjsommeligt skal identificeres i Excel.

Spar tid takket være online værktøjer

Når man sammenligner anvendeligheden af de to værktøjer, Excel versus PDC Plan, står det hurtigt klart: PDC Plan tilbyder en intuitiv brugerflade og reducerer dermed arbejdsbyrden mærkbart. I PDC Plan har du det hele overskueligt – medarbejderne, de enkelte vagter, de tilføjede timer, ubesatte vagter og overlapninger. Det hele fungerer på tværs af alle enheder uanset om det er pc, tablet eller smartphone!

Deltagelse gør ansatte glade

I PDC Plan kan medarbejderne inddrages i vagtplanlægning lige fra starten via individuelle medarbejderønsker for arbejde og frihed.
Andre populære funktioner i PDC Plan er muligheden for vagtbytte mellem kolleger med samme kvalifikationer og muligheden for selvstændigt at ansøge om åbne vagter. Processen forbliver altid klar og gennemsigtig for alle involverede.
Automatiseret vagtplanlægning

Langsigtet planlægning er et tveægget sværd. På den ene side kommer det alle involverede til gode, da det giver mulighed for bedre at balancere arbejde og fritid. På den anden side indebærer det tidsmæssige risici, da enhver ændring møjsommeligt skal indarbejdes i planen. At lave en månedsplan med Excel kan være en Sisyfos opgave.

Det kræver meget tid og en meget fokuseret måde at arbejde på for ikke at miste overblikket. Med PDC Plan er planlægningen automatiseret og væsentligt forenklet. Hvis et fravær medfører ændringer i vagtplanen, kan disse hurtigt og nemt kommunikeres til alle relevante medarbejdere via push-beskeder.

Redigering af tidsplanen, udskrivning og manuel afsendelse, tidskrævende telefonkonsultationer og bjerge af papiransøgninger er nu fortid. Det sparer alle involverede en masse tid.

Hvis du ikke ønsker at bruge mere tid på at “excelere”, så kontakt PDC på pdc@pdc.com for en uforpligtende snak.

 

 

 

Janni Jespersen, HR-chef

Jeg er klar til at hjælpe

Ring gerne for en uforpligtende snak

Kontakt os