| Artikel skrevet af Thomas Aagaard, Chef for forretningsudvikling i PDC. Kontakt mig på tel 3636 0000 for en snak om muligheder. Alternativt skriv til pdc@pdc.com eller besøg www.pdc.com for mere information. |  |
Indtil årtusindeskiftet var ”vagtplan” noget man fik med, når man erhvervede et lønsystem. Formålet med et lønsystem behøver ikke en lang forklaring – det er udbetaling af rigtig løn til medarbejderne. Lønudbetaling blev i ”gamle dage” betragtet som en svær disciplin. Med vor tids teknologi tillægges det ikke længere stor kompleksitet men kan være omfattende i store organisationer. Til gengæld er kompleksiteten i ”vagtplanlægning” steget voldsomt.
I løbet af de seneste 10 år er IT til vagtplanlægning blevet en central del af den moderne virksomheds virkemidler til at levere planlagt produktion til rette tid. Det kræver, at virksomheden har det rette antal menneskelige ressourcer, med de rette kvalifikationer, til rette tid. En række grundlæggende funktioner skal være til stede i de avancerede vagtplanløsninger f.eks. (i) det skal være let at skabe en plan, (ii) arbejdstidsregler og love overholdes samt (iii) budgettet overholdes Det er forventelige krav i dag.
Ny generation af vagtplanlægning
I den ny generation af vagtplanlægning, som er kommet de seneste par år, efterspørges tillige to aspekter – (i) kommunikation mellem medarbejderne og (ii) generering af forretningskritiske data til beslutningsstøtte og optimering.
Vagtplanlægningsprogrammet er et af de få systemer, som inkluderer og involverer de fleste medarbejdere i en virksomhed. Derfor er det oplagt at benytte programmet til kommunikation også. Beskeder med vigtigt, arbejdsmæssigt indhold kan sendes samtidig til alle relevante medarbejdere eller teams. Ligeledes kan kommunikation formidles fra medarbejdere til både kollegaer og chefer. Der er en række forskellige kanaler, som dækker behovene for både formel og uformel kommunikation – og alle eliminerer de behovet for formidling via offentlige kanaler fx Facebook.
Giv ansatte indflydelse på vagtplaner
Glade og tilfredse medarbejdere øger produktiviteten. Derfor oplever vi et stadig voksende ønske om at inddrage medarbejderne i planlægningen, så de har indflydelse, indsigt og tillid. Det kan bl.a. ske i form af at kunne registrere egen arbejdstid og bedre forstå lønsedlen. Kommunikation med medarbejderne skaber transparens i beslutninger, hvilket har den fordel at en masse spørgsmål og tid spares. Medarbejderne kan allerede, når de har registreret deres vagt, se hvordan den vil påvirke lønnen i form af timer og tillæg.
Konverter data til viden
”Data er det nye guld”. Tænk på Google, Facebook og andre sociale medier, som henter data på alt og alle for at lave statistik og vurdere vores brugeradfærd. Alle medarbejdere optræder i vagtplansystemet med deres vagter, sygdom, ferie, hvilke opgaver de har udført, hvor lang tid det har taget, og meget mere. Disse data kan også samles, analyseres på kryds og tværs og præsenteres i overskuelige grafer. På den måde omdannes data til vigtig viden på mange niveauer i din virksomhed.
Det betyder, at ud over at selve planlægningsfunktionen og muligheden for at registrere arbejdstid (og færdiggøre løndata) så spiller vagtplansystemet en betydende rolle for at sige noget om temperaturen på virksomheden. Almindelige statistikker som sygedage og andet fravær, oversigter over optjent afspadsering og overarbejde er med til give et indtryk af status hos medarbejderne. Herudover er det muligt at se på hvor mange ændringer, der sker efter en plan sættes i drift. Er der mønstre i hvilke vagtbytter der sker? Hvordan er forholdet mellem det vi producerer og mængden af arbejdskraft? Kan vi kan måle effekten af diverse tiltag på økonomi og effektivitet? Er der korrelationer, der skal tages aktion på?
Få indsigt i kvaliteten af planerne
De virksomheder, der har fået øjnene op for mulighederne i moderne vagtplansystemer, får stort indblik i kvaliteten af deres arbejdsplanlægning. Et ordentligt vagtplansystem er en væsentlig konkurrencefaktor i de fleste brancher.
PDC er vagtplanlægnings specialister. Kontrakt mig hvis du har spørgsmål eller vil vide mere.