| Artikel skrevet af Thomas Aagaard, Chef for forretningsudvikling i PDC. Kontakt mig gerne på tel 3636 0000 for en snak om muligheder. Eller skriv til pdc@pdc.com for yderligere information. |  |
I den tid jeg har arbejdet med vagtplanlægning, er jeg overordnet stødt på to typer af lønsystemer, som vagtplansystemet skal integrere til.
- Komme-gå baserede lønsystemer: Her modtager lønsystemet dine tidsregistreringer og beregner din løn. Det avancerede lønsystem håndterer regler og fortolkninger af de gældende overenskomster og beregner den korrekte løn herudfra.
- Tæller-baserede lønsystemer: Her modtager lønsystemet beregnede værdier af vagter fra ekstern kilde. Der skal med andre ord ske en fortolkning og værdiansættelse af vagterne inden de kan overføres til lønsystemet. Denne fortolkning kan foregå manuelt eller med hjælp fra et vagtplanlægningssystem.
At beregne løn for timelønnede og medarbejdere uden overenskomst er en relativ let opgave og man kan derfor anvende begge type af lønsystemer. Hvis reglerne for beregning af overtid og tillæg derimod er komplekse, kræver det indgående viden om regler og overenskomster. Her vil et komme-gå baseret lønsystem være et godt valg, fordi man sikrer ensartet fortolkning. Man undgår personafhængige fortolkninger og IT-beregninger er som regel meget hurtige, online og mindre fejlbehæftede.
Manuelle rutiner
Desværre har de færreste løn- og økonomisystemer overenskomster og fortolkninger indbygget og derfor skal de beregnede værdier overføres via manuel indtastning. Det lægger en betydelig og ofte kedelig arbejdsbyrde på lønmedarbejdere. Det indebærer også en stor grad af risiko for fejl, fordi der er mange data at holde styr på, og der er ofte mange måder at indrapportere ændringer fx post-its, regneark, timesedler osv., som kan være vanskelige at forstå. Der kan også let opstå forvirring om fx kronologien.
Automatisk lønberegning i vagtplansystem
Lønberegningerne kan derfor med fordel automatiseres og ske i vagtplanlægningssystemet og gerne på samme tid, som planerne lægges og offentliggøres. Så kan lønomkostninger indgå som en faktor i vagtplanlægningen. Desuden kan ændringer beregnes og man er sikker på at det altid er opdaterede data, som er til rådighed.
Simple vagtplansystemer kan nemt beregne timerne og håndtere simple overtidsregler, holde styr på sygdom og ferie samt sørge for at dette sendes til lønsystemet. Men mere komplekse beregninger kan de sjældent klare. De specifikke og komplicerede regler for tillæg fx weekend/aften/nat, overtid i forskellige grader, rådighed og regler for afspadsering kræver særlig konfigurering i vagtplansystemet.
Hvis man som arbejdsgiver gerne vil tilbyde sine medarbejdere transparens i beregningerne, kan man i de større vagtplansystemer tillade, at medarbejderne kan se, hvordan deres tillæg beregnes – både når vagtplanen offentliggøres og når der foretages ændringer.
Beregning af fremtidige lønomkostninger.
Eftersom et lønsystem i naturen altid er bagud skuende, så er det vanskeligt at sige noget fornuftigt om omkostningerne i en fremtidig periode. Men det er muligt i de større vagtplansystemer.
Vagtplanlægningssystemet beregner omkostningen af en vagt i det øjeblik, den lægges ind i planen. Lønnen baseres på de regler, der gælder for den pågældende medarbejder, og planlæggeren kan hurtigt og nemt danne sig et overblik over den kommende periodes timepulje og lønomkostninger. Man kan med andre ord både se hvor meget der kan produceres og hvad omkostningen vil være. Det gælder i de tilfælde, hvor planerne er relativt stabile, men også i de fluktuerende tilfælde hvor udgangspunktet for planlægningen er ”hvad skal produceres”. Sidstnævnte kan give større variation i bemandingsbehov, fordeling af opgaver og i sidste ende lønomkostningerne for perioden.
PDC Plan kan integrere til begge typer af lønsystemer og kan sende både komme-gå data og beregnede løndata. PDC Plan beregner online alle ændringer og derfor vil alle med adgang til systemet til enhver tid have de korrekte, præcise data til rådighed for beslutninger – også frem i tid.