MinPlan er en unik, webbaseret personaleportal forbundet med VagtPlan. Den er tilgængelig på pc’er, tablets og smartphones og fungerer som medarbejderens indgang til VagtPlan.
Medarbejderindflydelse
MinPlan gør det let at involvere medarbejderne i vagtplanlægningen og give dem indflydelse på den endelige arbejdsplan. Fra en pc eller en smartphone kan medarbejderne indsende ønsker om vagter og arbejdstid. I en allerede offentliggjort plan kan de bytte vagter eller give vagter til hinanden. En central planlægger skal dog acceptere sådanne transaktioner, før de er gyldige.
De primære fordele oplevet af Saint-Thomas i Canada
74% reduktion i medarbejderes henvendelser
Udgående kontaktproces reduceret fra 5,6 dage om måneden til 1 time
70% af alle vagtbytter administreres medarbejder-medarbejder (med planlæggergodkendelse)
Med MinPlan blev 54% af vagter godkendt inden for 90 minutter – 94% inden for samme dag
At give personalet en større følelse af kontrol over deres egne vagter ved at overføre planlægningsbyrde fra administrativt personale til medarbejderne selv (forbedrer medarbejdertilfredsheden)
Let tilgængelig
I dag foretrækker de fleste at være online ”24/7”. Vi kan godt lide at være i stand til at kontrollere vores kalendere og arbejdsplaner i enhver situation – enten på arbejde eller fritid.
En mobiltelefon lige ved hånden, så med MinPlan kan du straks se, om du skal arbejde eller har fri. Hvis du er planlagt til at arbejde en dag, der ikke passer med
dine fritidsplaner har du muligheden for at prøve at slippe af med din vagt uden at skulle vente på næste gang du ser dine kollegaer.
Altid opdateret
Kommunikationen mellem planlægger og personale er meget nemmere og smidigere via internet og mobiltelefoner. Vagtlisten er til enhver tid tilgængelig, og når der foretages ændringer, meddeles de straks til personalet.
Disse fordele er gode og nyttige for det faste personale – men endnu mere nyttigt for dem, der arbejder på timebasis. Vikarer arbejder med mere uforudsigelige indkaldelsesforhold, men med MinPlan vil vikaren have sin liste og registreringer lige ved hånden, og alle kan føle sig sikker på, at data er opdaterede.
Ikke flere udskrifter på papir
Når planlægningsfasen er ophørt, skal vagtplanen overføres til personalet, og mange steder gøres dette med udskrifter på papir.
Imidlertid er en udskrevet plan hurtigt forældet, fordi ændringer forekommer regelmæssigt. Disse ændringer skal også meddeles personalet, og planlæggeren skal være sikker på, at alt personale har modtaget den ændrede liste, og at den forældede version annulleres.
Med MinPlan har medarbejderen altid en opdateret plan lige ved hånden. Han har også et overblik over timer, ferie og fritid (hans vagtplan-totaler), som altid er opdateret.
Nem registrering
Derudover kan medarbejderne registrere timer, se fremtidige og realiserede arbejdsplaner og sammentællinger (fx opgørelser over optjente timer, overarbejde, afviklet fritid, ferie osv.). Endelig er det muligt for den enkelte medarbejder at chatte med kollegaer eller planlæggeren via MinPlan eller SMS, og planlæggeren kan sende beskeder til en gruppe medarbejdere.
Større jobtilfredshed
Medarbejderne vil opleve større tilfredshed med deres arbejdsplads ved at få fleksibilitet og muligheden for at koordinere og afbalancere familieliv og arbejde. Virksomheden sparer tid på planlægning og administration og får til gengæld tilfredse og ansvarlige medarbejdere. Normalt har dette en effekt af mindre stress og sygdom blandt personalet.
Mindre administration
Den lette tilgængelighed tilskynder medarbejderne til at deltage i planlægningsprocessen (ofte i deres fritid), hvilket reducerer arbejdsbyrden for planlægningsansvarlige.
Når to ansatte kan udveksle vagter, reduceres mængden af administrativt arbejde, og risikoen for fejl minimeres. Men det er altid den planlægningsansvarliges beslutning, om byttet godkendes sted eller ej.
Derudover kan planlægger let kommunikere med medarbejderne via MinPlan eller SMS.
Læs MinPlan Brochure (med mange skærmbilleder)