Ofte stillede spørgsmål

Om arbejdstidsplanlægning med VagtPlan

OSS om VagtPlan

Arbejder VagtPlan med grundplaner/rulleplaner?

Ja, VagtPlan benytter grundplaner som én metode ud af flere:

  1. Simpel udrulning af grundplaner med vagter
  2. Udrulning af grundplaner med vagter og aktiviteter
  3. Udrulning af vagter med reference til ”behov”
  4. Manuel udarbejdelse af produktionsplan med ordrer, opgaver og definerede behov
  5. Automatisk planlægning i tre varianter
  6. Selvplanlægning – helt eller delvis
  7. Projektplanlægning
  8. Disponering

Kontakt gerne PDC for en snak om hvilken metode der passer for din virksomhed.

 

Kan VagtPlan lave automatisk planlægning?

Der findes flere forskellige forståelser af begrebet ”automatisk planlægning” – nogle mere simple end andre. Mange systemer udruller en plan efter en skabelon. Det er ”automatisk” men kun at betragte som en avanceret form for copy/paste som i et Excel regneark. Andre systemer lægger medarbejdernes vagtønsker ind i en plan efter et ”først til mølle” princip. Det er også ”automatisk” men ikke særlig avanceret og ikke med særlig gode resultater.

Forestil dig at du skal udarbejde en vagtplan for 30 medarbejdere. 500 vagter skal besættes i løbet af en måned. Nogle medarbejdere er på deltid, andre på fuldtid, og de har alle forskellige ønsker til hvornår de gerne vil arbejde. Kombinationsmulighederne i dette scenarie vil være 3,34 * 10667.

At finde den mest optimale løsning i et utal af kombinationer er hvad vi i PDC forbinder med automatisk vagtplanlægning. Og det er præcis det VagtPlan hjælper vores kunder med!

Så svaret er ”ja” vi løser meget kompliceret planlægning automatisk.

 

Kan VagtPlan planlægge udstyr, aktiviteter og behov?

Ja, VagtPlan understøtter udstyrsplanlægning og håndtering af vedligeholdelse. Udstyr kan leveres med forskellige opsætninger og specifikationer i kombination med opgaver. Dette er for at sikre, at det præcise udstyr altid er tildelt en bestemt opgave, som kræver dette stykke udstyr.

Således kan planlæggeren nemt og på alle tidspunkter overskue om antallet af planlagt personale opfylder behovet – selv før medarbejderne faktisk er tildelt specifikke opgaver.

 

Hvilke systemer kan VagtPlan integrere til?

VagtPlan integrerer til en række forskellige systemer, som fx. HR, løn, finans, tidsregistrering mm. VagtPlan integrerer til mange lønsystemer i både ind- og udland. Systemet har indbygget en lang række standardformater og tilpasser sig nemt nye lønsystemer, formater og særlige krav. I Danmark integrerer VagtPlan bla. til lønsystemer fra SD og KMD.

 

Kan VagtPlan sikre overholdelse af overenskomster og arbejdstidsregler?

Én af VagtPlans fornemste opgaver at sørge for, at planlæggeren advares, hvis han/hun bryder arbejdstidsregler. PDC VagtPlan håndterer i hundredvis af komplekse regler og overenskomster.

 

Kan VagtPlan håndtere komplicerede regler for beregning af løn?

Effektiv håndtering af regler er PDC’s kernekompetence og vi er endnu ikke stødt på beregningsregler, som ikke er løst.

 

Kan VagtPlan vise nøgletal og budgetter?

VagtPlan gør det nemt at kommunikere økonomiske nøgletal, timebudgetter, lønbudgetter o.lign. til de enkelte afdelinger. Tallene er direkte synlige i arbejdstidsplanen og bidrager dermed til øget omkostningsbevidsthed i den enkelte afdeling i forbindelse med planlægningen.

 

Kan VagtPlan håndtere medarbejderkvalifikationer?

Arbejdstidsplaner i VagtPlan tager højde for medarbejdernes kvalifikationer. Systemet viser om alle vigtige kvalifikationer er repræsenteret i en given arbejdstidsplan på minuttet, timen, dagen eller ugen. Der kan søges på medarbejdere med særlige kvalifikationer og VagtPlan kan sogar advare planlæggeren inden kvalifikationerne eventuelt udløber, så uddannelse og opkvalificering kan planlægges.

 

Har medarbejderne adgang til planer på mobiltelefon?

God kommunikation mellem virksomhed og medarbejdere er på mange måder ekstremt vigtig og værdifuld. Derfor har vi stillet nye og moderne faciliteter til rådighed, der forbedrer kommunikationen begge veje. ‘MinPlan’ er et stort aktiv i VagtPlan som medarbejdernes indgang til at give ønsker for arbejdstid, bytte vagter med kolleger, til opgørelser over udført arbejde og meget mere. MinPlan kan tilgås via internettet og på smartphones.

 

Kan de ansatte bytte vagter indbyrdes?

Ja, det er muligt for kollegaer at bytte vagter indbyrdes via MinPlan appen, men alle byt skal godkendes af en planlægger.  

 

Kan de ansatte ønske fravær og vagter?

Det er velkendt at ansatte ønsker balance mellem deres arbejde og privatliv. De vil have fleksibilitet og indflydelse på deres arbejdstid og derfor giver VagtPlan medarbejderne faciliteter til at afgive præferencer for arbejde og frihed – og bytte vagter indbyrdes.

 

Kan den enkelte medarbejder se opgørelser ovr sit arbejde?

Ja, i MinPlan har alle medarbejdere overblik over udført arbejde, optjent ferie, afholdt ferie, optjente tillæg mm.

 

Hvordan finder man en afløser fx. i tilfælde af sygdom?

Planlæggeren kan udbyde/tilbyde en vagt i MinPlan. I udbuddet kan man bede VagtPlan tjekke for brud på overenskomstregler, nødvendige kvalifikationer mm. Man kan udbyde til forskellige personalegrupper, vikarer mfl. Ligeledes kan medarbejderne nemt og hurtigt svare via MinPlan.

 

Kan man skifte “overenskomst” med tilbagevirkende kraft?

Ja, alle funktioner i VagtPlan er ”dato-styret”. Det giver bl.a. mulighed for at skifte overenskomst med tilbagevirkende kraft – fx hvis overenskomstforhandlinger trækker ud men er gældende for forgangen periode.

 

Kan man se omkostninger på en vagtplan?

Ja. VagtPlan sikrer, at alle får korrekt løn i henhold til indgåede overenskomster. Systemet beregner de tillæg og ydelser, som ansatte er berettigede til ifølge overenskomsten og overfører disse beregninger til lønsystemet. Alle omkostninger er synlige i programmet.

 

Kan man foretage tidsregistrering i VagtPlan?

Ja, VagtPlan kan bruges til tidsregistrering via forskellige platforme. Tidsregistrering er vigtig for enhver virksomhed og organisation, så der kan udregnes korrekte lønninger og man kan se evt. huller i planlægningen og økonomien.

 

Kan en medarbejder have flere ansættelser?

Ja, VagtPlan kan godt håndtere medarbejdere som har ansættelse på flere lokationer eller afdelinger. Herved sikres at overenskomster stadig overholdes.

 

Kan medarbejdere planlægges på tværs af afdelinger?

Ja, planlæggere kan godt benytte medarbejdere fra andre afdelinger samtidig med at tilhørende omkostninger afregnes til rette afdeling.

 

Overholder VagtPlan  GDPR regler?

Ja, VagtPlan understøtter helt grundlæggende (by-design) behovene i GDPR. Kontakt gerne PDC for en grundig beskrivelse af hvordan GDPR data behandles i VagtPlan.

 

Findes VagtPlan  på flere sprog?

Ja, VagtPlan er tilgængelig på otte sprog og kan oversættes til de fleste andre sprog på forespørgsel. Det er også muligt at tilpasse sproget i VagtPlan til at omfatte virksomhedsspecifikke termer.

 

Kan PDC bistå med hjælp til planlægning?

Ja, PDC tilbyder gerne assistance med den praktiske vagtplanlægning til kunder der ikke har tiden eller kompetencen til at udnytte VagtPlan systemet til fulde.

 

Thomas Aagard, Chef for forretningsudvikling

Jeg er klar til at hjælpe

Ring gerne for en uforpligtende snak

Kontakt os