Tidsregistrering ifm vagtplanlægning giver tidsbesparelser

Kontakt PDC for yderligere info

Tidsregistrering

PDC Plan tilbyder mulighed for tidsregistrering i forbindelse med vagtplanlægningen.

Dels understøtter PDC Plan integration med 3.parts komme/gå-systemer og dels via PDC´s eget stempelur i MinPlan. Man kan også åbne for tidsregistreringer uden brug af et komme/gå- system ved direkte indtastning på dagen i MinPlan.

I det følgende beskriver vi, hvordan elektronisk tidsregistrering i MinPlan kan nedbringe planlæggerens daglige tidsforbrug på registrering og godkendelse af manuelle henvendelser. Det er ikke ualmindeligt med timesedler, gule post-its, mundtlige beskeder på gangen og lignende.
Med stempelur funktionalitet i MinPlan foretager medarbejderne selv deres registreringer, som kan vedrøre:

  • Simpelt fremmøde (komme/gå) og Flex
  • Fravær, aktiviteter, overarbejde, merarbejde, …

Opsætning af tidsregistrering i PDC Plan foretages af PDC individuelt i forhold til hver kundens ønske.
Afhængig af kundens opsætning, skal planlægger herefter blot godkende registreringer eller alternativt kan registreringerne godkendes automatisk.

Medarbejdernes registrering

Fremmøde (stempelur) og Flex. Hvis din afdeling bruger stempelur, skal medarbejderne stemple ind, når de kommer, og stemple ud, når de går hjem igen. Dette gøres i MinPlan.

I MinPlan er det tillige muligt at angive årsager til eventuelle afvigelser fra vagtplanen. For eksempel har medarbejderen en mulighed for at notere, hvorfor man er blevet længere på arbejde eller måske er gået tidligere hjem.
Har man glemt at stemple ind ved ankomst, kan det gøres efterfølgende med tilbagevirkende kraft. Alle typer afvigelser i registreringer kan samles i en liste fx. som nedenstående.

Tidsregistrering

Nogle arbejdspladser benytter Flex-tid og det kan inkorporeres i PDC Plans tidsregistrering. “Flex” bliver defineret i de beregningsregler, der gælder for virksomheden eller afdelingen. På den måde håndteres, hvis ansatte går/kommer forskudt af planlagte vagter – ligesom afspadsering kan være en del heraf.

Fravær, aktiviteter, overarbejde, merarbejde, …. Medarbejdere kan selv registrere ekstra tid, opgaver osv. hvis dette er aktiveret for deres afdeling. Det betyder, at registreringer kan variere fra afdeling til afdeling, hvorimod registrering af fravær, opsættes for hele organisationen.
Alle former for registreringer skal medarbejder indtaste i MinPlan.

Medarbejderen registrerer tid, aktiviteter, overarbejde mm. ved at klikke på en arbejdsdag i ”kalender” ikonet i MinPlan. Herefter åbner arbejdsdagen, hvor man skal klikke på “Ret dag” øverst på siden. Medarbejder ser sin oprindelige vagt, og hvis medarbejderen ønsker at registrere tid eller fravær, så trykkes på “+ Ny”.
Hvis der er flere rettelser til samme dag, kan de udføres inden dagen gemmes på “Gem dag”. Registreringerne fremgår nu i kalendervisningen.

Planlæggerens håndtering

Opsætning af tidsregistrering er nem. For at komme i gang med tidsregistrering kræver det opsætning i PDC Plan. Administrator / Planlægger skal angive hvilke type tidsregistrering medarbej-derne skal have adgang til. Dette gøres under egenskaber for den organisatoriske enhed.

Ny fremmødeliste
I ’fremmødelisten’ kan planlæggerne danne sig et overblik over, om alle medarbejdere er mødt ind som planlagt. Det fremgår også om medarbejdere er fraværende, mødt for sent og hvem der har planlagt mødetid senere på dagen.
Listen kan lægges i værktøjslinjen for hurtig adgang. Planlægger har følgende muligheder i fremmødelisten:

  • Manuel tidsregistrering for en medarbejder der har glemt at stemple ind/ud
  • Sygemelde en medarbejder
  • Udbyde en vagt
  • Hop til personkort
  • Skifte mellem visninger via filtreringer i listen

Flex overblik
Når afdelinger er opsat med flextid, vil medarbejdernes stempleringer automatisk justere Flex saldi. Planlægger kan følge medarbejders flex saldo via totalen i VagtPlan.

Aktiviteter til registrering
Afdelingen har mulighed for at oprette opgaver i VagtPlan, som tillader medarbejder registrering i MinPlan. Afdelingen kan godt have opgaver som ikke er tilladt for medarbejderen at bruge i MinPlan.
Det er muligt at tilknytte en lønart til opgaven hvis denne udløser et tillæg som f.eks. penge eller tid.
Brugen af funktionen er ikke begrænset til opgaver, men kan også benyttes til registrering af fx. overarbejde, mertid osv.

Fravær
Det er muligt at give medarbejderne lov til at lave fraværsregistreringer via MinPlan. Opsætning af dette sker via PDC, da der er tale om kundespecifik opsætning.

Låsning og godkendelse
Det anbefales at man låser perioderne løbende, fx. ugentligt, for at have det mest retvisende udgangspunkt for lønkørsel. Efter kontrol af registreringer vises afvigelser i en liste på skærmen til godkendelse eller afvisning. Slutteligt godkendes registreringerne og sendes til løn.

Ole Grønskov, Salgsdirektør

Jeg er klar til at hjælpe

Ring gerne for en uforpligtende snak

Kontakt os