| Artikel er skrevet af Carsten Christoffersen, Marketingchef i PDC. Kontakt mig gerne på tel 3636 0000 for en snak om muligheder eller skriv til pdc@pdc. |  |
At holde styr på vagtplaner er en udfordring i en række organisationer, og hvis din virksomhed opererer med skiftehold, kan planlægningsarbejdet være et mareridt.
Som eksperter inden for vagtplanlægning har PDC set de skræmmende konsekvenser af dårlig vagtplanlægning, og vi har hjulpet virksomheder med at bringe deres dæmoner til hvile med de rigtige planlægningsværktøjer.
Hvis du er bekymret for konsekvenserne af dårlig vagtplanlægning, er her nogle almindelige skrækscenarier, som let kan overvindes med den rigtige IT.
Mareridt #1: Under- eller overbemanding
Lønsom vagtplanlægning er afhængig af at skaffe det rigtige antal medarbejdere hver dag. Tildel for mange mennesker, og personaleomkostninger udhuler dine profitmargener; Tildel for få, og din produktivitet lider.
PDC’s VagtPlan løser dette problem ved at sætte dine planlæggere i stand til at indstille minimum og maksimum antal mennesker, der skal planlægges til at arbejde hver vagt. Dette sikrer, at du automatisk bliver advaret, når antallet overstiger eller falder under disse retningslinjer, og forhindrer dig i at være over- eller underbemandet ved et uheld.
Mareridt #2: En forkert blanding af medarbejdere
Effektiv vagtplanlægning er mere end et talspil. For at maksimere produktionen skal din virksomhed sørge for de rigtige personer med korrekt blanding af evner og kvalifikationer er på vagt.
Ved at investere i VagtPlan kan dine planlæggere stille specifikke krav til hvert skift for at få en god fordeling af færdigheder og anciennitet. Dette kan omfatte obligatoriske krav, f.eks. et teammedlem med sundheds- og sikkerhedskvalifikationer eller en regel, der dikterer, at mindst én seniorchef skal være på vagt på hvert skift for at håndtere uforudsete problemer, der kan opstå.
Mareridt #3: planlægning af personale, der har fri
Nogle planlæggere er stødt på det hjertestoppende øjeblik, hvor de indser, at en medarbejder er planlagt til at arbejde, selvom de har reserveret fri. Nogle uheldige virksomheder ser ikke engang fejlen, før vedkommende ikke møder op til sin vagt, og de efterlades underbemandet i timer eller dage.
Heldigvis har VagtPlan værktøjer til håndtering af fravær hvad enten det er planlagt eller akut sygdom. De forhindrer ved et uheld at planlægge nogen til at arbejde, selvom de har fri. Samtidig giver de fuldstændig synlighed til at udføre alternative personalearrangementer – fx udbud af åbne vagter via VagtPlan.
Mareridt #4: Glemmer at dele skemaer med personalet
En stor mængde arbejde sker bag kulisserne for at holde vagtbaserede virksomheder kørende, men ofte er dette ikke synligt for hele personalet. Du vil blive overrasket over, hvor mange virksomheder, der på forhånd fastsætter vagtplaner, men alligevel først underretter medarbejderne et par dage, før de bliver skrevet ind.
Den enkleste måde at løse dette problem på er at vælge et vagtplansystem med indbygget kommunikation, så medarbejderne får besked på mobiltelefon, når deres skema opdateres. Ud over at sikre, at de er tilgængelige til at arbejde, giver klar planlægning personalet mulighed for at se, hvem der ellers er på vagt den dag, så de kan foretage de nødvendige forberedelser for at sikre et problemfrit arbejde.
Mareridt #5: Opdager først ”huller” i vagtplanen, når det er for sent
Vi har allerede talt om dette, men chancerne for at en planlægningsfejl glider gennem nettet kan være temmelig store for virksomheder, der ikke bruger vagtplansoftware. Dette fører til mareridt scenariet, hvor personale skal indkaldes med kort varsel, eller hvis der ikke er nogen til rådighed, skal resten af teamet yde ekstraarbejde.
Ved at udnytte de funktioner til vagtplanlægning, vi har omtalt – fra at fastsætte antallet og typen af personale, der er nødvendig for hvert vagt, til at planlægge fremad, kommunikere vagtplaner, så snart de er tilgængelige, og integrere ferie med vagtplanlægningssoftware – har din virksomhed alle de værktøjer, den har brug for til at udarbejde den perfekte vagtplan – hver gang.
PDC’s VagtPlan er den IT, din virksomhed har brug for for at få den daglige drift til at køre som en drøm. ”Huller” i planen fremhæves tydeligt for dig, og dermed undgås situationer, hvor du er kommet til kort i sidste øjeblik.