Blog artikel:
Vagtplanlægning bør ikke være et administrativt bijob

Artikel skrevet af Thomas Aagaard,
Chef for forretningudvikling i PDC.

Kontakt mig gerne på tel 3636 0000 for en snak om muligheder. Eller, skriv til pdc@pdc.com.
Business development manager of workforce management solutions

 

I mange virksomheder er personalet det største aktiv. Derfor bør det ikke være et administrativt bijob at sørge for et passende antal medarbejdere med de rette kompetencer er på job, når kunder, patienter eller borgere efterspørger din arbejdskraft. Det er en opgave, som kræver kompetencer og de rigtige hjælpemidler. Du finder ikke genveje, snuptag og nemme politiske løsninger.

Udfordringerne med at lave vagtplaner er forskellige afhængig af hvilken branche man befinder sig i. Det er relativt simpelt at planlægge vagter for timelønnet personale f.eks. i en café. Til gengæld er det langt vanskeligere at fordele vagter på et hospital til medarbejdere med forskellige kvalifikationer og overenskomster, sikre døgnbemanding, overholde individuelle ansættelsesvilkår, variationer i patientbelastning, osv. Hvis kompleksiteten samtidig er krydret med avancerede regler for løntillæg for bestemte arbejdstider, kommer ”økonomi” også i spil i vagtplanlægningen.

Det er en opgave mange planlæggere står med inden for detailhandel, fængsler, færgesejlads, flytrafik, ambulancekørsel mfl. I lyset af, at personalet ofte er virksomhedens største aktiv, som skal anvendes optimalt, bør vagt- og ressourceplanlægning have markant ledelsesmæssig opmærksomhed. Vagtplanlægning bør være en prioriteret opgave!

Vagtplanlægning bør udføres af medarbejdere med faglige planlægningskompetencer og virksomhedskendskab for at opnå optimal smidighed og fleksibilitet i medarbejderstaben – som i sidste ende fører til større kundetilfredshed og indtjening.

Den faglige kompetence består bla. af viden om sammenhænge og afhængigheder i virksomheden. Hvilke formelle og uformelle relationer skal opfyldes. Planlæggeren skal vide hvad er en ”god” plan? Er det blot den billigste plan? Er det en plan som sikrer rettidig levering? Er det en plan som tilgodeser personalets ønsker? Er det en fair plan?

Foruden faglig kompetence, har vagtplanlæggeren brug for den rette IT til at bistå med både trivielle og komplicerede opgaver. Det kan være PDC Plan, som i dag anvendes i en række større danske og udenlandske virksomheder.

Gode planlæggere lykkes med at balancere virksomhedens behov med medarbejdernes. Det sker bla. ved at involvere de ansatte i planlægningen og tage hensyn til deres ønsker. Det giver loyalitet over for vagtplanerne og velvilje blandt personalet, når man er nødt til at ”trække på goodwill-kontoen”.

Det er tillige værdifuldt, at planlæggeren ikke har andre primære opgaver at løse – at vagtplanlægning ikke er et administrativt bijob. Men det er også vigtigt, at planlæggeren er godt uddannet i at bruge den IT, der stilles til rådighed. Grundigt kendskab til mulighederne i programmet er afgørende for optimale resultater.

Thomas Aagard, Chef for forretningsudvikling

Jeg er klar til at hjælpe

Ring gerne for en uforpligtende snak

Kontakt os