Vagtplanlægning – online på pc og app

​

Du kender udfordringen i vagtplanlægning; du skal fordele det rette personale med de rette kvalifikationer, til den rigtige opgave og til det rigtige tidspunkt! Oveni det skal den ideelle vagtplan forblive inden for den økonomiske ramme (budget), håndterer personale- og udstyrsbehov, overholde lovgivningsmæssige krav og opfylde medarbejdernes ønsker.

Udfordringen er ikke kun at få vagtplanlægningen til at gå op – for det lykkedes som regel til sidst. Men vejen hen til den færdige vagtplan kunne ønskes at gå lidt lettere – og kvaliteten af planen kunne måske være bedre.

Hos PDC har vi udviklet et vagtplan program, som vi kalder VagtPlan. Med VagtPlan bliver udarbejdelsen af den færdige vagtplan nemmere, mere overskueligt og i sidste ende får I et mere præcist resultat.

200.000 personers vagtplaner udfærdiges med VagtPlan
(klik her og læs om løsninger til forskellige brancher)

VagtPlan – Programmet til vagtplanlægning

VagtPlan gør den fremadrettede såvel som den daglige planlægning af arbejdstid enkel. De effektive planlægningsværktøjer, søgeværktøjer, og alle relevante oplysninger bliver leveret til dig i skærmbilleder, der er hurtige at afkode.

I VagtPlan programmet kan man planlægge på flere niveauer: Generel planlægning af mødetider, men også detaljeret planlægning med tildeling af bestemte aktiviteter ned til minutter.

Vagtplanlægning med vores program tager højde for mange faktorer samtidig og balancering af:

• Økonomiske nøgletal og budgetter
• Bemandingsbehov
• Regler, aftaler og regulativer
• Aftalt arbejdstid
• Medarbejder præferencer
• Kvalifikationer og kompetencer
• Planlagt fravær

Download VagtPlan brochure

Ønsker du en præsentation af VagtPlan 

Overholdelse af regler og aftaler

En af VagtPlans væsentligste opgaver er at advare planlæggeren, hvis der forekommer brud på regler eller bestemmelser. PDC’s VagtPlan program styrer hundredvis af komplekse regler og aftaler. Nogle af de mere almindelige arbejdsmarkedsregler er indbygget i systemet, mens andre er defineret og konfigureret i samarbejde med kunden.

Nogle kunder har forholdsvis enkle og statiske planlægningsbehov, hvor den primære opgave er at sikre, at personalet udfylder deres tidsnormer og besidder de rette kvalifikationer. Det kan typisk klares med rulleplaner eller grundplaner, som sikrer overholdelse af ansættelseskravene og ikke mindst alle de overenskomster, arbejdsmarkeds- og brancheregler, som gælder på området.

Balancering af  bemandingsbehov

Hvis kravet til arbejdskraft og kvalifikationer derimod fluktuerer henover dagen, ugen eller måneden ligger udfordringen i at balancere bemandingen i forhold til behov og efterspørgsel.

I disse tilfælde har virksomhederne behov for langt mere fleksible og dynamiske planlægningsmodeller. Overbemanding er dyr. Underbemanding er måske endnu dyrere, hvis man ikke kan producere tilstrækkelig mængde ydelser eller servicere kunder i forhold til efterspørgslen.

Nogle virksomheder opererer med basisbehov for bemanding, som er antallet af personale, der skal dække de faste opgaver. Hertil kommer et dynamisk behov, som kan bestemmes af salg, ferier og lignende. Med “behovsbaseret” vagtplanlægning er det muligt at sammensætte arbejdsplanen både i forhold til de basale krav og de mere komplicerede behov som stammer fra fx:

• arbejde døgnet rundt,
• opgaver der er tidsafhængige (start- og sluttid),
• opgaver der er indbyrdes afhængige,
• medarbejdere med forskellige kvalifikationer,
• risiko for flaskehalse
• tidsmæssige variationer i behov
• forskellige ansættelsesforhold

Det er muligt, at automatisk importere personalekrav fra eksterne systemer, ligesom de også oprettes direkte i VagtPlan programmet. Krav kan udtrykkes på mange forskellige måder – f.eks i særlige aktiviteter, funktioner, kvalifikationer eller opgaver, og i mange varianter som fx. minutter, timer, dage, uger.

Hertil kommer, at det er ikke kun er fluktueringer i produktionen, der skal håndteres. Det er også ad-hoc hændelser, der opstår fra dag til dag og konsekvenser af ændringer, der skal tages stilling til i løbet af kort tid.

Læs artikel om “behovsstyret vagtplanlægning”

Medarbejderinvolvering via vagtplan app

For at gøre en vagtplan mere værdifuld er det vigtigt, at medarbejderne tager ejerskab til den. Det sker bedst ved at involvere dem og give dem medindflydelse på egen arbejdstid.

Vagtplan appen, MinPlan, giver medarbejderne mulighed for afgive ønsker for arbejde/fritid, bytte vagter og kommunikere indbyrdes. Det giver fordele både til den enkelte medarbejder men også til virksomheden i form af reduceret fravær, øget loyalitet over for planerne, reduceret administration, osv.

Læs mere om “Medarbejderinvolvering i vagtplanlægning”

MinPlan medvirker til gladere og mere tilfredse medarbejdere.
Det er sund fornuft og god forretning.

Alt-i-et program til vagtplanlægning

VagtPlan er et program til vagtplanlægning, der både understøtter arbejdet i “planlægnings”-perioden og “afviklings”-perioden.

Afviklings-funktionen er et af mange højt konfigurerbare skærmbilleder i VagtPlan. I afviklingsperioden er der stadigt behov for at foretage ændringer til planen, og disse skal kontinuert registreres i systemet. Medarbejdere melder sig syge. Erstatninger skal identificeres og / eller andre justeringer kræver en indsats for at passe til den nye situation.

Stærke værktøjer i VagtPlan hjælper planlæggeren med:

• Fraværsregistrering
• Identifikation af alternative personaler
• Filtrering af tilgængelige ressourcer
• Overblik over fremmødte
• Overblik over opgaver og gen-planlægning

Hos PDC har vi 30 års erfaring i at udvikle programmer til vagtplanlægning. Vi er altid i dialog med brugerne, så vagtplanlægningen understøtter de behov du som vagtplanlægger har i din hverdag.

Ønsker du en præsentation af VagtPlan 

Læs blog artikler om vagtplanlægning:

• Hvorfor bruge penge på IT til vagtplanlægning?
• 3 Ting at overveje før du vagtplanlægger
• Hvorfor er vagtplanlægning vigtig? Og hvorfor er det så svært?
• Hvad er en god vagtplan?
• Hvad er automatisk vagtplanlægning?
• Den ubehagelige sandhed om automatisk planlægning
• Lønsystemets betydning for vagtplanlægning
• Vagtplanlægning bør ikke være et administrativt bijob