3 ting at overveje, før du vagtplanlægger

Artikel skrevet af Thomas Aagaard,
Chef for forretningsudvikling i PDC.

Kontakt mig på tel 3636 0000 for en snak om muligheder. Alternativt skriv til pdc@pdc.com eller besøg www.pdc.com for mere information.
Business development manager of workforce management solutions

 

Jeg har arbejdet i 20 år med at implementere vagtplanlægning i en række større virksomheder. Blandt disse er der stor variation i viden og parathed om implementering af IT, som får så vidtrækkende indflydelse på organisationerne. Hvilke muligheder findes? Hvilke faldgruber er der?

I denne artikel giver jeg tre bud på, hvad man bør overveje, når man vagtplanlægger.

Faste rulleplaner eller dynamiske planer?

Helt overordnet bør man overveje hvilket udgangspunkt man ønsker for vagtplanen. Skal planerne baseres på, at medarbejderne er ansat på vilkår om at levere til et bestemt antal timer om ugen? Så sker planlægningen typisk med rulle- eller grundplaner, der sikrer, at overenskomster udnyttes fuldt ud. Alternativt kan man tage udgangspunkt i hvad, der skal ”produceres” og dermed tage stilling til hvor stort behov der er for personale og eventuelle kvalifikationer.

Det første udgangspunkt sikrer, at alle medarbejdere leverer den tid, de er ansat til uden at bryde regler og overenskomster. Det andet udgangspunkt optimerer sandsynligheden for, at der er præcis det antal ressourcer, der er behov for og dermed svarer omkostningen til den forventede indtjening.

Ulempen med (faste) rulle planer er, at de ikke tager hensyn til variationer i behovet. Typisk arbejdes der med samme bemanding uanset, hvad behovet er. I brancher med variation i behovet kan der være perioder, hvor der er enten for mange eller for få medarbejdere. Det kan løses ved at skubbe opgaver fra perioder med meget arbejde til perioder med overbemanding. Det forudsætter en fleksibel produktion, som ikke er tidsafhængig, og kan tåle rokeringer.

Ulempen ved at tage udgangspunkt i behovet er, at det kræver en vis fleksibilitet i den arbejdsstyrke der er tilknyttet, så der i nogen perioder kan arbejdes mindre og i andre perioder kan arbejdes mere. En løsning på dette kan være, at der arbejdes med en fastansat gruppe, som udgør en basis bemanding og dertil suppleres med mere løst tilknyttede medarbejdere, som anvendes i perioder, hvor der er behov.

Hvordan bestemmer man personalebehovet?

Det er en udfordring at beregne det antal medarbejdere med de rette kvalifikationer, der kræves for at løse det forventede arbejde. Erfaringer kan hjælpe med at oversætte opgaver eller forventet produktion til behov for personale og kvalifikationer. Mange virksomheder arbejder med en erfaringsbaseret fast bemanding og ofte er det en fornuftig metode. Det kan dog blive en ”sovepude”, fordi mulige effektiviseringer kan forsvinde i ”sådan plejer vi at gøre”. Det kan også resultere i unødvendige store udgifter, hvis der er stor variation i behovet i løbet af dagen.

En anden almindelig metode til at fastsætte mandskabsbehovet er via økonomi – altså lægge et budget for, hvor stor personaleomkostningen må være. Det har to implikationer – i) enten bliver det en bagud skuende proces, hvor omkostningen først kendes, når planen er gennemført og derfor vil beslutninger ske på et forældet grundlag – eller ii) det kræver at planlægningsprogrammet kan beregne omkostningen for en fremtidig plan. Har man personale med overenskomster er det næsten en umulig udgave at gøre uden IT støtte. Når det er muligt (fx med PDC Plan), er det dog transparent for alle, hvordan vagtplanen matcher gældende budget.

Andre virksomheder agerer i en verden, som er kendetegnet ved stramme tidsfrister (fx færgeselskaber med faste ankomst- og afgangstider). Der er sågar virksomheder med tidsfrister, som ændrer sig i løbet af dagen (fx virksomheder der servicerer fly i en lufthavn ved ankomst og afgang på trods af forsinkelser). Denne type virksomheder har typisk også brug for forskellige kompetencer på forskellige lokationer og i faste tidsrum. Derfor er det vigtigt at have overblik over, at alle opgaver er dækkede og udføres som planlagt. I modsat fald risikerer man forsinkelser med store omkostninger til følge. Erfaringer er sjældent tilstrækkelige til denne type vagtplanlægning.

I disse komplicerede situationer er der i høj grad brug for IT, som kan omsætte produktionsbehov til mandskabsbehov. Plejebehov i hospitalssektoren er også et eksempel på hvordan patienter får vurderet deres ”plejebehov”. Patienter med stort plejebehov tildeles flere personaleressourcer end patienter med lavt plejebehov. På den måde kan man sammensætte et samlet behov for personale på en sengeafdeling.

Involvering af medarbejdere (i vagtplanlægning)

Adskillige studier viser, at medarbejdere som føler sig involverede og tages med på beslutninger er mere ansvarlige, loyale og tillidsfulde overfor virksomheden og den vagtplan de præsenteres for. De fleste er mere villige til at tage ”dårlige” vagter, hvis de på den anden side får imødekommet egne ønsker om vagter eller frihed.

At give medarbejderne indbyrdes mulighed for at bytte vagter er en meget værdifuld frihed, som bidrager til den generelle tilfredshed og produktivitet. Vagtbytte skal naturligvis ske under ordnede forhold så arbejdstidsregler overholdes, kvalifikationskrav opfyldes og uden at påføre virksomheden ekstra omkostninger. Denne fleksibilitet gavner både medarbejder og arbejdsgiver men kræver specielle funktioner, som kun ligger i avancerede vagtplansystemer som fx PDC Plan.

En sidste måde at inddrage medarbejderne på er at skabe mere transparens omkring hvilke tillæg der optjenes på hvilke vagter. Løn er et følsomt emne for de fleste og sikkerhed for, at man får korrekt løn for sit arbejde er afgørende for tilliden mellem ansatte og arbejdsgiver.

Mange lønmodtagere er afhængige af, at deres grundløn suppleres med diverse tillæg for aftenarbejde, nat og weekender. Fordi disse tillæg udgør en væsentlig del af deres løn, er det vigtigt med transparens, så det er let at følge med i om de rigtige tillæg tilskrives en vagt. Yderligere giver det mulighed for at få rettet eventuelle fejl i vagter og beregninger inden lønnen køres, hvilket minimerer opfølgningsarbejdet for lønmedarbejderne.

Medarbejderne bør kunne følge med i hvordan de honoreres – gerne så det er muligt at følge med fremadrettet (fx når planen frigives eller hvis planen ændrer sig) eller bagud når medarbejderen redigerer sin vagt.

 

Jeg har beskrevet tre emner, som jeg mener er afgørende for virksomheder at overveje, når de skal vagtplanlægge sine medarbejdere. Vagtplanlægning har flyttet sig meget de senere år, fordi teknologien har givet nye muligheder. PDC Plan er et it-system, der i årevis har løst den komplekse opgave med at sikre gode vagtplaner for alle involverede, som holder sig inden for at givne økonomiske rammer og lovgivning.

Mere end 200.000 personers vagtplaner udfærdiges med PDC Plan, som bidrager til at vores kunder er i stand til at levere ”kvalitet til aftalt tid”.

Janni Jespersen, HR-chef

Jeg er klar til at hjælpe

Ring gerne for en uforpligtende snak

Kontakt os