Medarbejder-app til vagtplanlægning
MinPlan
MinPlan er en medarbejderapp til vagtplanlægning og fungerer som medarbejderens gateway til PDC VagtPlan.
Derudover gør MinPlan det nemt for medarbejderne at deltage i planlægningsprocessen og påvirke deres arbejdstidsplaner. De kan indsende ønsker om arbejdsopgaver og fridage. Desuden kan de give deres vagter væk eller bytte dem med kolleger, så snart planlæggerne har offentliggjort vagtplanen.
Desuden kan medarbejderne registrere deres arbejdstid, se aktuelle og tidligere vagtplaner og få adgang til oversigter over arbejdstidsopgørelser. Dette omfatter overarbejde, opsparet ferie, afholdt frihed og feriesaldo.
MinPlan kan også integreres med kalendere som f.eks. Outlook og Google. Samtidig kan medarbejderne kommunikere direkte med kolleger og planlæggere via appen. Planlæggere kan også sende beskeder til udvalgte grupper af medarbejdere.
Forbedrer accepten af vagtplaner og reducerer fraværet – Som følge heraf får medarbejderne større indsigt i og indflydelse på deres arbejdsliv. De er mere tilbøjelige til at acceptere vagtplaner og tildelte vagter. Til gengæld drager organisationerne fordel af større engagement, færre klager og lavere sygefravær.
Derfor bruger lederne mindre tid på at håndtere personalemangel og problemer i forbindelse med vagtplanlægningen. Et klart overblik over medarbejdernes tilgængelighed mindsker antallet af vagtbytte, fjerner uformelle kommunikationskanaler og forhindrer misforståelser omkring vagtplanerne.
Hvorfor indføre en medarbejderapp til vagtplanlægning?
Uden klar kommunikation kan selv den bedste vagtplan føre til misforståelser, manglende bemanding og utilfredshed blandt medarbejderne.
Derfor har PDC udviklet MinPlan. Appen forvandler kommunikationen omkring vagtplanerne fra en statisk, ensrettet proces til en dynamisk, interaktiv og gennemsigtig arbejdsgang.
»MinPlan er fantastisk for vores virksomhed. Medarbejderinddragelse sparer os for en masse tid og administrativt arbejde. Vi er nødt til at møde vores medarbejdere, hvor de er, og det indebærer, at vi skal have en mobil løsning«
Hvordan kan planlæggere indhente bedre input, inden de færdiggør vagtplanen med MinPlan?
Med MinPlan kan medarbejderne indsende anmodninger og præferencer vedrørende vagter, fravær, tilgængelighed, opgaver og aktiviteter. Disse anmodninger er knyttet til arbejdsplanen og samles normalt i hovedplanen med henblik på senere godkendelse af planlæggerne, hvilket giver planlæggerne et bedre grundlag, inden de træffer de endelige beslutninger om vagtplanen.
Hvordan sikrer man en sikker og nem kommunikation om vagtplanerne?
Der kan være mange årsager til ændringer i vagtplanen, herunder fravær, ændringer i efterspørgslen i sidste øjeblik og driftsmæssige tilpasninger. Derfor sender MinPlan straks vigtige opdateringer til personalet. Dette mindsker misforståelser og forhindrer, at medarbejdere går glip af deres vagter. Beskederne holder medarbejderne informeret uden forsinkelse.
Derudover kan planlæggere og medarbejdere nemmere kommunikere via mobiltelefoner, hvilket øger hastigheden og klarheden.
Dette fungerer godt for fastansatte. Og hvad endnu vigtigere er, så understøtter det kommunikationen med vikarer og timelønnede medarbejdere. Disse grupper arbejder ofte under mere uforudsigelige forhold, så MinPlan forbedrer koordineringen og reaktionsevnen.
Som følge heraf er teams ikke længere afhængige af flere Facebook-grupper, Messenger-tråde eller andre sociale mediekanaler til at kommunikere.
Ikke flere udskrifter af vagtplaner med MinPlan
Når planlægningsfasen er afsluttet, skal organisationen formidle vagtplanen til personalet. Mange steder bruger afdelingerne stadig udskrifter på papir. De udskrevne vagtplaner bliver dog hurtigt forældede, da der jævnligt sker ændringer.
Derfor skal planlæggerne også informere personalet om disse ændringer. De skal sikre, at alle medarbejdere modtager den opdaterede vagtplan, og at ingen længere bruger den gamle version.
Med MinPlan har medarbejderne altid direkte adgang til en opdateret plan. Derudover kan de se arbejdstimer, ferie og fridage (totalsummer fra timesedlerne), som alle opdateres i realtid.
Hvordan kan MinPlan understøtte de forskellige faser i planlægningsprocessen?
MinPlan understøtter hele vagtplanens livscyklus ved at tilpasse medarbejdernes inddragelse til den aktuelle fase i planen. I den indledende fase hjælper systemet med at indsamle ønsker og præferencer – senere understøtter det gennemsigtighed, kommunikation, selvbetjening og vagtbytte – og i den operationelle fase understøtter det tidsrapportering og registreringer vedrørende fremmøde. Dette skaber en mere sammenhængende planlægningsproces, hvor medarbejderne kan bidrage på den rigtige måde på det rigtige tidspunkt, mens planlæggerne bevarer kontrollen over det overordnede arbejdsforløb.
Hvordan kan planlæggere øge bevidstheden om bemandingen, inden der opstår problemer?
MinPlan kan vise medarbejderne oplysninger om efterspørgsel og kapacitet for deres medarbejdergruppe, hvilket giver et bedre overblik over bemandingsbehovene. Dette understøtter et planlægningsmiljø, hvor medarbejderne er bedre informeret om, hvor der er behov for dækning, hvilket kan hjælpe planlæggerne med at skabe større bevidsthed om bemandingspresset og den disponible kapacitet.
Hurtigere kommunikation med medarbejdere
Planlæggere kan kommunikere direkte med medarbejderne via beskeder, mens medarbejderne kan læse og svare i MinPlan, hvilket sikrer, at vigtige planlægningsoplysninger hurtigt når ud til de rette personer.
Bedre input giver bedre vagtplaner
Med MinPlan kan medarbejderne indsende anmodninger om vagter, fravær, tilgængelighed, opgaver og aktiviteter, hvilket giver planlæggerne et bedre grundlag, inden vagtplanen godkendes og fastlægges.
Mere effektiv håndtering af ændringer
MinPlan understøtter arbejdsgange for vagtudveksling og planlægningsbaserede vagtforslag, hvilket gør det nemmere at håndtere ændringer uden at miste kontrollen over planlægningsprocessen.
Hvad leveres med MinPlan?
Få yderligere indsigt i funktionerne i MinPlan.